Die fünf teuersten Fehler im Property Management

Wenn Transaktionsvolumina sinken, steigt die Bedeutung des Property Managements, um Einnahmen zu erzielen. Umso wichtiger ist es, Fehler zu vermeiden.

Viele Jahre kaschierten die positiven Marktentwicklungen in der Immobilienbranche die Risiken für Unternehmen, die das Property Management nur nachrangig behandelten. Heute, in Zeiten des Repricings, ist klar: Wenn die Cashflows aus Verkaufserlösen versiegen, werden kontinuierliche Erträge aus einer soliden Bewirtschaftung umso wichtiger. Dennoch kommt es immer wieder zu Fehlern und Versäumnissen im Property Management, die die Wertentwicklung empfindlich schmälern. Das sind die fünf häufigsten:

1: Greenwashing verschleiert echte Nachhaltigkeit
Für Property Manager muss die Nachhaltigkeit in der Immobilienbewirtschaftung eine hohe Priorität haben. Banken achten bei der Finanzierung und Bewertung von Objekten mittlerweile gewohnheitsmäßig auf die Erfüllung von Nachhaltigkeitskriterien.

Es reicht deshalb nicht mehr aus, einzelne Maßnahmen im Bestand umzusetzen und das Gebäude dann als „grün“ zu bezeichnen. Die Erneuerung des Heizkessels beispielsweise macht keinen Sinn, wenn das Gebäude schlecht isoliert ist und ein signifikanter Teil der erzeugten Wärme verloren geht. Bei der energetischen Sanierung sollten verschiedene Maßnahmen so ineinandergreifen, dass sie Effizienzpotenziale bestmöglich ausschöpfen. Dazu gehören unter anderem der Austausch von Heizsystemen, die Verbesserung der Dämmung sowie der Einsatz erneuerbarer Energiequellen und Energiemanagementsysteme.

Auch konzentrieren sich viele Projekte ausschließlich auf die Energieeffizienz im Betrieb. Sie vernachlässigen dabei andere wichtige Faktoren wie die Möglichkeit zum Recyceln, beispielsweise von Brauch- und Regenwasser. Die Aufarbeitung und abermalige Verwendung tragen signifikant zur Nachhaltigkeit einer Immobilie bei.

Sind die Maßnahmen objektspezifisch identifiziert und dann auch umgesetzt worden, gilt es, die neuen Gegebenheiten maßgeschneidert zu bewirtschaften. Es bleibt ein sehr dynamischer Prozess im täglichen Geschäft des Property Managers, um den sich häufig ändernden Standards gerecht zu werden.

2: Mieterhöhungen werden nicht systematisch umgesetzt
Ohne einen Mieterhöhungsplan, der feste Prüf- und Umsetzungstermine für das gesamte Portfolio vorsieht, verschenkt die Immobilienverwaltung die Chance, die Mieteinnahmen systematisch zu steigern und dem Eigentümer drohen Umsatzeinbußen.

Bei vorausschauendem Mieterhöhungsmanagement prüft der Immobilienverwalter objektweise in welchem Umfang rechtlich konforme Mietanpassungen durchgeführt werden können. Um das Vertrauen der Eigentümer in die Immobilienverwaltung zu festigen, sollten regelmäßige Reports die Planungs- als auch Umsetzungstermine aufführen, genauso wie die Anzahl der versendeten Mieterhöhungen, Zustimmungsquoten und den tatsächlich umgesetzten Erhöhungsbetrag pro Objekt und Monat. Systematisches Mieterhöhungsmanagement führt zwangsläufig zu einer Wertsteigerung der Immobilien.

3: Das Mahn- und Rechnungswesen ist unstrukturiert
Die Effizienz im Mahn- und Rechnungswesen ist für Immobilienverwaltungen von entscheidender Bedeutung, um finanzielle Verluste zu vermeiden und den finanziellen Erfolg zu sichern.

Ein Mangel an systematischem Controlling und inkonsistente Mahnverfahren führen nicht nur zu finanziellen Einbußen durch verzögerte Zahlungseingänge und zu Schwierigkeiten in der Budgetplanung. Er birgt auch das Risiko unnötiger Rechtsstreitigkeiten. Mit einem systematischen, dreistufigen Mahnverfahren lassen sich Zahlungsverzögerungen effektiv adressieren und finanzielle Risiken minimieren.

4: Entscheidungen werden nicht kennzahlenbasiert getroffen
Immer wieder treffen Property Manager Entscheidungen intuitiv und nicht datenbasiert. Dies liegt häufig daran, dass das Bauchgefühl schnelle, erfahrungsbasierte Schlüsse zulässt. Eine datenbasierte Entscheidungsfindung hingegen beruht auf systematischen Analysen und kann zeitintensiv sein. In der Regel resultieren daraus jedoch objektivere und nachhaltigere Ergebnisse.

Stehen Sanierungen an, könnten beispielsweise die Auswertung historischer Daten zu Mieteinnahmen nach früheren Modernisierungen und die Erfassung der Kosten-Nutzen-Relation dazu führen, bestimmte Maßnahmen zu priorisieren. Eine datenbasierte Herangehensweise kann dazu beitragen, Investitionen voranzustellen, die den höchsten Return on Investment versprechen.

5: Die Kommunikation ist unausgeglichen
Eine ausgewogene Kommunikation stellt in der digitalen Ära eine Herausforderung dar. Kundenportale und automatisierte Kommunikation ermöglichen zwar Kontakte rund um die Uhr, für komplexe oder sensible Anliegen bleibt der persönliche Kontakt jedoch wesentlich.

Technologie kann den Kundenservice zwar unterstützen, menschliche Empathie und eine individuelle Betreuung durch Fachleute bei komplexen Themen aber nicht ersetzen. Ein ausgewogener Ansatz, der automatisierte und persönliche Kommunikationswege intelligent miteinander verbindet und Erwartungshaltungen gegenüber dem Property Management berücksichtigt, ist daher unersetzlich.

Wegbereiter für Wertsteigerung
Während im Property Management vor allem mehrere Fehler gleichzeitig schnell zu Performance-Einbußen führen können, ist auch der umgekehrte Fall möglich: Je mehr richtige Maßnahmen koordiniert angestoßen und umgesetzt werden, desto größer sind die positiven Synergieeffekte.

Wie stark die Cashflows tatsächlich steigen können, ist von Objekt zu Objekt unterschiedlich und hängt sowohl von der Assetklasse als auch von der Ausstattung und der Qualität der Immobilien ab. In einzelnen Fällen kann die Summe dieser Maßnahmen zu Zuwächsen von bis zu 20 % führen.

Dieser Artikel erschien am 23.05.2024 online auf immobilienmanager.de.

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